E-mail corporativo em cloud: por que aderir a essa tecnologia?

A cloud computing (computação na nuvem) representa uma tendência em crescimento no mundo todo. O recurso vem sendo adotado por empresas de diferentes tamanhos ou segmentos da economia, visando à otimização operacional.

Entre as ferramentas oferecidas por essa tecnologia, está o e-mail corporativo em cloud, que traz uma extensa lista de vantagens aos usuários e empresas. Mas você sabe por que deve aderir a essa incrível ferramenta de trabalho?

Desenvolvemos este artigo para responder à pergunta e esclarecer o funcionamento da tecnologia. Confira!

Como funciona o e-mail corporativo em cloud?

O e-mail ainda é o meio de comunicação mais utilizado entre as organizações de todo o mundo, mas os gestores devem se preocupar com mais do que apenas customizar o domínio com o nome da empresa. É preciso considerar a segurança, as funcionalidades e, principalmente, como ele impactará na produtividade dos usuários.

Diferentemente do e-mail corporativo tradicional, que demanda servidores com grandes capacidades de desempenho e softwares para o gerenciamento e controle operacional, o corporativo em cloud dispensa a necessidade de equipamentos físicos e instalações de sistemas nos computadores da empresa.

Isso acontece porque as contas ficam hospedadas em servidores virtuais, mantidos pelo provedor. Sem contar que ele disponibiliza um sistema para os gestores criarem e administrarem suas próprias políticas de segurança. Assim, o acesso aos conteúdos passa a acontecer por meio de um link e você só precisa de internet para logar em sua conta.

Quais são as vantagens dessa tecnologia?

Além da possibilidade de customizar o domínio com o nome da companhia, existe uma série de vantagens que pode ser obtida com o e-mail corporativo na nuvem. Detalharemos as principais abaixo.

Maior mobilidade às tarefas

Quando o e-mail corporativo é migrado para a nuvem, a comunicação e algumas tarefas ganham mobilidade. Isso acontece porque os usuários não ficam mais presos a dispositivos e locais fixos dentro da organização.

Eles podem acessar suas contas a partir de qualquer lugar e horário, inclusive de seus próprios aparelhos, como telefone, tablet ou notebook. Para tanto, só é preciso um ponto de conexão com a internet.

Essa praticidade estimula o crescimento da produtividade, pois as tarefas são iniciadas e continuadas mesmo enquanto os profissionais estão fora do escritório. Além disso, a mobilidade permite que as informações sejam compartilhadas em tempo real, agilizando a tomada de decisão dos gestores.

Ou seja: não importa se você aguarda na fila do banco ou está no táxi, preso em meio a um congestionamento. Com o e-mail corporativo em cloud, é possível dar continuidade às suas tarefas a distância, usando o próprio dispositivo móvel como ferramenta de acesso.

Redução de custos

Como dissemos no início deste artigo, ao migrar o e-mail corporativo para a nuvem, a empresa elimina a necessidade de investir em hardwares e softwares. Isso se dá porque o provedor da tecnologia entrega as funções do servidor pela internet.

Nesse caso, o negócio economiza com aquisições, manutenções e atualizações de máquinas ou sistemas no local, mesmo considerando a compra e a contratação de serviços de manutenção ou atualização dos servidores e softwares.

Portanto, migrar o e-mail corporativo para a nuvem não representa só uma estratégia de otimização, mas também de redução de custos e despesas operacionais. Além disso, a tecnologia está bem mais acessível hoje, o que justifica o aumento da procura pela solução.

Aumento da segurança dos dados

Outro problema que pode ser resolvido com essa tecnologia é a falta de proteção local contra os ataques frequentes de hackers, vírus, spywares, ransomwares ou outras ameaças externas que acabam entrando na rede e infectando os servidores da empresa. Em muitos casos, arquivos importantes são corrompidos (e os dados, perdidos) no processo.

Os provedores de e-mail corporativo em cloud oferecem uma estrutura bem montada — e isso inclui o reforço na segurança. Os equipamentos são protegidos com tecnologia de ponta, como sistemas de criptografia de senhas e dados, backups automatizados, antivírus robustos e um forte controle de acesso às informações.

Tem mais: a conexão com os servidores é estabelecida via SSL (Secure Socket Layer), o que garante um tráfego de mensagens mais seguro entre os usuários. Tudo isso reduz as chances de um ataque cibercriminoso, entregando uma operacionalidade mais segura e sem interrupções. Dificilmente uma companhia conseguiria montar uma estrutura com esse nível de proteção, localmente, sem gastar tanto.

Mais disponibilidade

Os servidores do provedor de e-mail corporativo na nuvem oferecem altos níveis de disponibilidade. Eles são de última geração e recebem manutenções e atualizações constantes, portanto o índice de problemas técnicos é mínimo.

Mesmo que algum problema surja, a estrutura é formada por servidores auxiliares. Isso cria redundância e aumenta a confiabilidade operacional, reduzindo ao máximo o tempo de inoperabilidade.

Com relação ao desempenho, o destaque vai para o volume de dados e operações simultâneas suportado pela estrutura. Os provedores entregam servidores dedicados, o que gera maior exclusividade de uso e escalabilidade para a empresa abrir quantas caixas postais novas precisar.

Colaboração

As ferramentas de e-mail corporativo mais populares do mercado oferecem suporte a colaboração, ou seja, o uso comum de ferramentas integradas ao serviço principal.
É possível criar pastas dentro da caixa postal individual de e-mail e delegar permissões para que outros usuários do e-mail a visualizem, otimizando a comunicação interna, com uma informação de rápido acesso para membros de uma mesma equipe ou seus superiores.

O mesmo conceito é válido para a lista de contatos e calendários, que também podem ser compartilhados, tornando a operação bastante uniforme e escalar.

Suporte integral

Os provedores que oferecem servidores de e-mail em cloud também disponibilizam equipes com profissionais altamente capacitados para atuar em cada área, como no atendimento ao cliente, no suporte técnico e nas negociações com usuários. Tal disponibilidade acontece 24 horas por dia.

Dessa forma, não importa se você tem uma dúvida ou um problema no servidor no meio da noite ou de um feriado. Sempre haverá um profissional especializado pronto para atendê-lo na empresa.

Na verdade, os provedores contam com sistemas que detectam falhas de maneira automática e emitem alertas aos profissionais, que agem rapidamente para corrigir o problema. Muitas vezes, isso acontece sem você perceber, o que dá aos membros da equipe mais tempo e energia para que se dediquem às estratégias de negócio.

Vale lembrar que, assim como a estrutura de segurança, seria caro e difícil para a empresa manter um time de TI desse nível por conta própria.

Ter um e-mail corporativo em cloud pode ajudar no desenvolvimento de um diferencial competitivo forte, mas, para atingir o sucesso, é crucial contar com o apoio de um provedor especializado e confiável. Assim, você neutraliza os riscos de erros na implementação e migração, além de obter todas essas vantagens mais rapidamente.

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