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# Como implementar a gestão de compliance em sua empresa
Entenda o que é gestão de compliance e siga um checklist para implementar políticas, treinar equipes e monitorar a conformidade da organização.
Por **Vicente Neto** | 04/08/2020 | 11 min de leitura
Neste artigo
As adequações às regras de uma empresa são essenciais para alcançar resultados e manter o nível de desenvolvimento dentro do esperado. Mais do que conquistar objetivos, é importante que as organizações se mantenham fiéis aos seus princípios e às legislações dos diferentes segmentos dentro desses esforços. Para isso, um trabalho de gestão de compliance se faz essencial, uma vez que estabelece diretrizes com base nos valores que a companhia tem como principais.
Gestão de compliance consiste em definir, implementar e monitorar políticas, procedimentos e controles que garantam o cumprimento das leis, normas regulatórias e princípios éticos da empresa. O objetivo é alinhar as atividades operacionais aos requisitos externos e internos, evitando riscos legais, financeiros e reputacionais, e promovendo uma cultura de integridade em todos os níveis.
Tão importante quanto estabelecer esse controle interno é mantê-lo como algo condizente com o que a empresa pratica e convencer os colaboradores da importância desses ideais. Nem sempre se tratam apenas de direcionamentos de convivência e de atuação a nível interno. A gestão dessas diretrizes também aborda ética na área profissional, o que muitas vezes é determinado por lei.
Bons resultados na aplicação de compliance em uma companhia estão associados a esforços direcionados a uma gestão eficaz. Neste conteúdo, abordaremos esse assunto e mostraremos como um bom trabalho pode ser feito, além de sua importância e seus impactos. Confira!
## O que é gestão de compliance?
A gestão de compliance é um importante trabalho que visa garantir a aplicação, o cumprimento e a constante renovação das diretrizes de trabalho em uma companhia. A visão é de que essas regras e determinações são essenciais para que um negócio possa não só exercer sua finalidade, mas também se desenvolver sobre pilares sólidos e que garantam sustentabilidade.
O entendimento sobre o que é o compliance não é tão complexo como pode parecer em um primeiro momento: é simplesmente essa determinação das práticas, regras, comportamentos, valores e diretrizes que a empresa precisa seguir. Naturalmente, essas determinações se estendem à gestão e também à operação, conduzindo o trabalho de cada colaborador no cotidiano.
A partir disso, os esforços da gestão se tornam decisivos para garantir que haja respeito ao que é determinado, sempre avaliando frequentemente o quão fiel às suas convicções e regras a companhia se mantém. Além das determinações relacionadas aos seus valores, as empresas também precisam garantir que seus colaboradores sigam imposições legais e éticas.
Checklist para iniciar a gestão de compliance: mapear legislações aplicáveis; definir políticas internas; treinar colaboradores; estabelecer processos de monitoramento; realizar auditorias periódicas e atualizar procedimentos conforme necessário.
### Disseminação dos valores
Parte essencial do trabalho de gestão de compliance, a disseminação dos valores e regras a serem cumpridas é um dos mais importantes esforços a serem seguidos. Colaboradores não têm dificuldades em entender que cada companhia tem sua missão e ideais e, em meio a isso, precisa desenvolver um ambiente e estrutura de trabalho que sejam compatíveis.
Essa disseminação dos valores é o que estabelecerá o que deve ser seguido em prol de regras e determinações, que podem ser de ordem legal ou simplesmente orientações internas. Quando tudo é determinado com transparência e detalhamento, esses valores e diretrizes de compliance podem alcançar todos os níveis da empresa, enraizando na cultura da companhia.
### Engajamento
O engajamento é parte essencial da gestão de compliance e deve estar entre um dos principais objetivos de quem está à frente da implementação e da continuidade do trabalho. Uma empresa só é capaz de seguir suas diretrizes se elas forem devidamente estabilizadas e, principalmente, compreendidas por todos. Esse é o primeiro passo para que sejam seguidas adequadamente.
Colaboradores capazes de entender as regras de compliance e então segui-las podem ser considerados engajados com as determinações da empresa. No entanto, alcançar esse estágio envolve esforços de facilitação do entendimento das diretrizes e também a disseminação. Pessoas em papel de liderança e gestão de setores têm grande responsabilidade para alcançar esse engajamento.
Por isso, a gestão de compliance deve garantir que esses elementos importantes sejam agentes de disseminação, fiscalização e de constante reforço do que rege o compliance da empresa. Assim, áreas como TI, RH, Financeiro, Comercial, entre outras, atuarão sob regras claras, compreendidas, e terão nos colaboradores pessoas capazes de entender a importância dessas diretrizes.
## Quais são os pilares da gestão de compliance?
A gestão de compliance trabalha sustentada em alguns pilares básicos que são a sustentação de sua implementação e do funcionamento. Definir as diretrizes é, talvez, uma das partes mais simples do trabalho. Afinal, toda empresa tem suas convicções, sabe o que deseja para um ambiente de trabalho e também tem pessoas qualificadas que conhecem a legislação.
Dito isso, a gestão é o que garantirá que todos compreendam o papel do compliance, o que envolve também o acompanhamento dessas diretrizes. É fundamental que colaboradores as sigam, que a operação e a gestão sejam conduzidas nesse padrão e que a legislação seja seguida à risca, formando assim os pilares do compliance. Veja mais detalhes dessas bases a seguir!
### Coordenação e monitoramento da conduta dos colaboradores
A coordenação e monitoramento da conduta é o trabalho simples de entender e fiscalizar como os colaboradores se comportam no cotidiano. Naturalmente, trata-se de garantir que eles sigam as regras de convivência e os parâmetros de atuação esperados.
Relacionamentos interpessoais, dedicação às demandas e ética profissional são alguns dos fatores mais importantes. Para manter o rigor dessas cobranças, gestores de cada setor têm grande responsabilidade na orientação e na cobrança de seus colaboradores, sempre com o suporte da área de compliance.
### Monitoramento da operação e gestão da empresa
A operação e a gestão também devem ser conduzidas sob as diretrizes definidas no compliance, e a gestão tem o papel de acompanhar o desenvolvimento da empresa. Nesse pilar, a busca é por uma atuação corporativa que respeite padrões, como as exigências de [segurança da informação](https://blog.eveo.com.br/seguranca-informacao-corporativa) e [segurança de dados](https://blog.eveo.com.br/praticas-seguranca-de-dados) em uma [infraestrutura de TI na nuvem](https://blog.eveo.com.br/solucoes-infraestrutura-ti-nuvem), por exemplo.
Uma infraestrutura confiável sustenta a conformidade; servidores dedicados com uptime contratual de 99,5% garantem disponibilidade contínua, evitando interrupções que possam comprometer auditorias e o cumprimento de requisitos regulatórios.
A gestão precisa, após estabelecer esses parâmetros, monitorar continuamente a forma como eles são cumpridos e seguidos no cotidiano. Essa é a melhor forma de garantir que as definições de compliance não sejam apenas uma teoria no nível corporativo.
### Fiscalização do cumprimento da legislação do setor
Diferentes setores têm legislações específicas que regem a atuação do mercado em questão, e isso é essencial para a sobrevivência das empresas a nível de afastar irregularidades. O não cumprimento pode gerar multas, interdições e até mesmo o fechamento de companhias.
O papel da gestão de compliance, nesse sentido, é implementar um trabalho rigoroso de fiscalização. Determinações como a [Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)](https://blog.eveo.com.br/lei-geral-protecao-dados), por exemplo, estão em destaque e o momento é de ainda maior preocupação. Assim, deve-se garantir o compromisso com o cumprimento dos termos que regem as atividades.
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## Qual a importância de fazer a gestão de compliance?
Um trabalho sólido de gestão de compliance traz resultados concretos no desenvolvimento de uma empresa. É essencial, portanto, que haja rigor, acompanhamento e mensuração sobre o engajamento e a adequação de processos, práticas e costumes ao que o compliance exige. A partir daí, a companhia estará mais próxima dos resultados que definiu como parte dos objetivos.
Hoje, é praticamente impossível implementar uma gestão estratégica em um negócio sem que haja um trabalho sólido de compliance. Quanto mais ambiciosos forem os objetivos, maior precisa ser a adequação às diretrizes. Isso é o que garante não só alcançar números, mas também desenvolver uma empresa internamente e no seu mercado.
Com colaboradores seguindo diretrizes comportamentais e operacionais, mantendo a empresa protegida perante a lei e afastando comportamentos fraudulentos, há muito a ser conquistado. Esse conjunto de fatores só pode ser alcançado por companhias que saibam o peso de um trabalho sério e comprometido de compliance.
A seguir entenda em alguns pontos a importância da gestão de compliance e os resultados que ela traz quando executada adequadamente.
### Alinhamento com leis e diretrizes
As diretrizes determinadas por uma empresa em seu trabalho de compliance são ideais e definições comportamentais que devem reger o desenvolvimento da companhia. Quando são determinadas, essas diretrizes devem ser consideradas o guia ao qual gestores e colaboradores devem seguir. Somente a gestão de compliance é capaz de garantir o alinhamento necessário.
O mesmo acontece com as leis que regem o segmento de trabalho da empresa. Nesse caso, há muito mais do que simplesmente ideais e valores, mas regras claras determinadas e fiscalizadas por órgãos externos. Isso significa que o não cumprimento pode gerar punições de vários níveis. Uma gestão eficaz garante o alinhamento total com diretrizes e também com as leis.
### Redução de custos
O controle financeiro é essencial para que as empresas consigam alcançar seus objetivos, o que requer investimentos, contratação e manutenção de bons profissionais, além de outros custos. Por conta da importância desse equilíbrio, o compliance também dedica direcionamentos bastante específicos e rigorosos quando se trata de despesas e do uso dos recursos da empresa.
Uma gestão de qualidade é capaz de definir apropriadamente as diretrizes de exploração desses recursos, sempre implementando práticas voltadas para a economia de custos. Empresas sustentáveis são capazes de passar por momentos de crise e se manter seguras quando têm uma relação saudável com as finanças, e a gestão de compliance tem papel decisivo nesses objetivos.
### Cuidado com o colaborador
Em algumas empresas, o setor de compliance é integrado ao de Recursos Humanos e, ainda quando isso não acontece, ambos trabalham coordenados e alinhados. A razão é simples: entre as obrigações da gestão de compliance está também cuidar dos colaboradores. Isso se divide em duas frentes, que são os cuidados com o bem-estar e a implementação de diretrizes éticas e comportamentais.
Colaboradores saudáveis, com uma relação serena com o ambiente de trabalho são mais capacitados a serem produtivos e alinhados com os objetivos do negócio. Em paralelo, é também obrigação deles ter um comportamento profissional e comprometido. Ambos os pontos são devidamente conduzidos pela gestão de compliance, que define diretrizes nesse sentido.
### Proteção da marca
Empresas estão sempre representando marcas, sejam elas de grande conhecimento do público, no modelo B2C, sejam apenas populares no mundo corporativo, caso das B2B. Independentemente do público-alvo, uma companhia tem a responsabilidade de proteger sua imagem quando define diretrizes de compliance. Se o trabalho não é bem feito, sua marca pode estar sob risco.
Por isso, uma gestão pode garantir que hábitos e práticas internas construam uma companhia sólida, livre de corrupção e segura, o que impacta a percepção do cliente. Quando tudo funciona adequadamente internamente, a tendência é que essa empresa consiga transmitir sua capacidade externamente. Assim, um bom trabalho de compliance protege e constrói marcas sólidas.
### Segurança da informação
O momento atual da tecnologia gerou a transformação digital. Hoje, os dados são fundamentais para empresas que buscam um direcionamento estratégico, mas elas também precisam reforçar seus compromissos na proteção dessas informações.
Com a LGPD sendo essencial à proteção de dados de clientes, é importante ter uma gestão voltada para a proteção de informações internas. Nunca na história a relação entre [segurança cloud e compliance](https://blog.eveo.com.br/seguranca-cloud-compliance) foi tão essencial às empresas.
Quando os esforços de proteção de dados são bem executados, a companhia consegue definir diretrizes sólidas, eficazes e rigorosas para o controle de dados, inclusive em situações de emergência. Implementações de soluções de [disaster recovery](https://blog.eveo.com.br/disaster-recovery-plan), definições quanto à periodicidade de backups e permissões de acessos são algumas práticas consideradas em um trabalho de gestão de ponta.
## Quais os desafios da gestão de compliance?
Como todo trabalho que busca bom nível de execução e controle, a gestão de compliance enfrenta alguns desafios ao longo do caminho. Nem sempre é fácil definir diretrizes transparentes, engajar colaboradores e manter tudo sob controle de forma contínua. Há alguns percalços a serem superados, mas eles reforçam ainda mais a importância do trabalho de compliance.
Lidar com leis e suas interpretações, manter o monitoramento e controle interno, além de expandir o alcance das diretrizes de compliance são alguns dos desafios principais. Cada um deles precisa ser superado para que uma boa gestão seja executada, garantindo uma empresa alinhada com seus valores e funcionando adequadamente.
### Diferentes regulamentações
As regulamentações propõem um verdadeiro desafio para as empresas. Praticamente todo setor tem alguma lei que o rege, e é necessário, primeiramente, entendê-la em detalhes. Isso requer um corpo jurídico qualificado que possa fazer a interpretação mais fiel possível, e então transformar isso em orientações transparentes e de fácil compreensão.
Muitas dessas regulamentações podem ter impacto direto na gestão e na operação da empresa, demandando a adaptação de processos do cotidiano. Por mais que o esforço muitas vezes seja grande, há a necessidade de respeitar essas diretrizes, ainda que sejam, em alguns casos, mais do que uma lei vigente para o setor.
### Controles internos
Os controles internos são também complexos, uma vez que estamos falando de alinhar as diretrizes com diferentes áreas, com suas demandas distintas e com colaboradores de todos os tipos. Isso requer paciência e um trabalho de gestão qualificado, capaz de garantir a aplicação das regras, mas sem que elas gerem nenhum tipo de impacto negativo ao trabalho.
Esses controles internos são extensões e impactam na [gestão de TI](https://blog.eveo.com.br/gestao-de-ti), nos Recursos Humanos e na operação, de forma geral. A implementação depende de um esforço conjunto entre gestores e colaboradores, mas também de uma capacidade de firmeza, fiscalização e correção. É esse trabalho que impedirá fraudes e ações de corrupção, que precisam estar sempre sob atenção máxima.
### Dificuldade na comunicação
Como citamos neste conteúdo, a disseminação das diretrizes é essencial para que a empresa esteja devidamente alinhada com o que o compliance propõe. Entendida essa importância, o desafio se constitui quando começam os esforços de divulgação. Para que esses valores, regras e orientações sejam compreendidos por todos, é necessário utilizar canais que promovam a disseminação.
Do contrário, por mais que as diretrizes sejam sólidas, elas serão completamente ineficazes. Um trabalho de gestão tem o desafio de fazer com que as ideias de compliance cheguem a todos os colaboradores. Quando isso é conquistado, evitam-se más condutas, gestão financeira inadequada, não cumprimento de leis e acontecimentos que trazem riscos, como [ataques cibernéticos](https://blog.eveo.com.br/ataques-ciberneticos) em setores de TI que não seguem diretrizes de segurança.
### Enraizar o compliance
O sucesso de uma empresa quanto ao engajamento de compliance passa também por saber superar a ideia de que as diretrizes são momentâneas. Esse é um sentimento de relaxamento comum que pode afetar muitos colaboradores: no momento de aplicação e disseminação, o engajamento é alto, mas com o passar do tempo, ele deixa de ser relevante ao funcionário.
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Não se trata de más intenções por parte dos membros da empresa, mas sim de um relapso ocasionado pelas preocupações com as demandas e as obrigações cotidianas. Por isso, é um desafio à gestão de compliance garantir que essas diretrizes sejam, cada vez mais, enraizadas na empresa. Só assim é possível mudar a cultura da companhia, de modo que ela se mantenha da maneira pretendida.
### Manter as diretrizes atualizadas
Com o tempo, as diretrizes de uma empresa necessitam de atualização, o que é papel da gestão de compliance. Algumas podem estar ultrapassadas, enquanto outras necessitam realmente ser mais modernas e abrangentes, uma vez que os setores mudam por conta da evolução de técnicas, processos e tecnologias. Assim, é necessário acompanhar as novas rotinas e suas características.
Por exemplo, um setor de TI que antigamente precisava focar apenas em ataques contra computadores e redes, agora precisa também estabelecer diretrizes de [segurança em dispositivos móveis](https://blog.eveo.com.br/seguranca-dispositivos-moveis). Esse tipo de atualização de situações e cuidados são comuns e se estendem a vários setores e práticas, o que desafia gestores a atualizarem suas diretrizes de compliance.
## Como implementar a gestão de compliance?
O ciclo de implementação de compliance é composto por etapas importantes e cruciais, o que significa que nenhuma delas deve ser negligenciada. Do desenvolvimento das diretrizes até o monitoramento do seu cumprimento, cada momento precisa ser conduzido com rigor e por pessoas qualificadas para as diferentes obrigações necessárias.
A seguir, saiba como realizar uma implementação da gestão de compliance e entenda quais níveis de esforços estão inseridos em cada momento.
### Estabelecer padrões de conduta
O trabalho começa de maneira simples: os termos das diretrizes precisam ser definidos com todo cuidado, detalhamento, precisão e transparência. Em resumo, tudo que deverá ser seguido e, consequentemente, fiscalizado por compliance deve estar nesses padrões. É importante garantir que não sejam só conduta, mas também termos de qualidade de trabalho e o cumprimento das leis.
Por exemplo, empresas que fornecem hospedagem e infraestrutura web devem garantir que seus serviços estejam sempre em alto nível. Nesse caso, é importante definir orientações para garantir a [alta disponibilidade](https://blog.eveo.com.br/alta-disponibilidade), de modo que servidores estejam sempre no ar, sem causar insatisfação dos clientes. Da mesma forma, as diretrizes devem definir regras de comportamento, padrão de processos e o que mais for necessário.
### Nomear gestor do programa
Uma figura deve centralizar a gestão, garantindo que as diretrizes estejam sempre sendo cumpridas. Essa pessoa deve ser capaz de liderar, de conduzir estrategicamente suas funções e estar sempre capacitada a analisar resultados e ações, para então tomar decisões. Seu trabalho deve ser pautado em garantir que as diretrizes sejam disseminadas e devidamente cumpridas.
Esse não é um trabalho simples e deve ser conduzido por alguém com vasta experiência corporativa, especialmente na área de segmento principal da empresa. Um gestor também deve conhecer a fundo os valores da companhia e seus objetivos. Ter bom discernimento sobre as legislações é fundamental também para que ele saiba o impacto de diretrizes nesse sentido.
### Formar comitê
O comitê de compliance será o grupo de profissionais que executará as demandas no cotidiano, desde o desenvolvimento das diretrizes até o monitoramento do cumprimento delas. Esses profissionais estarão sob direcionamento do gestor e deverão se responsabilizar por todos os esforços de comunicação, contato com os setores e o amplo entendimento das regras.
Um comitê qualificado é aquele que, na sua atuação, se torna o primeiro a exercer suas atividades de forma totalmente enquadrada nas diretrizes da empresa. Eles serão o espalho das definições e devem não só conhecê-las e cobrar dos colaboradores, mas também cumpri-las com rigor. Esse comitê deve ser multidisciplinar e composto por pessoas altamente qualificadas.
Independentemente de setor, tamanho da empresa e número de funcionários, a gestão de compliance é um trabalho sério e decisivo para uma companhia bem-sucedida. Um trabalho realizado sob diretrizes sólidas garante o desenvolvimento do negócio, o alcance de objetivos e marca estabilizada em mercados competitivos.
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