Funcionamento do SaaS para gestão empresarial

A tecnologia em nuvem, em conjunto com a qualidade da conexão com a internet que se tem hoje em dia, permite que as pessoas tenham acesso a uma grande quantidade de informações online de maneira ininterrupta.

Para muitos, parece que sempre foi assim. No entanto, para se chegar a esse ponto a tecnologia teve que melhorar muito. Sendo que não são apenas usuários buscando por diversão e entretenimento que se valem dessa evolução: empresas de todos os portes e segmentos de mercado conseguem o mesmo.

Afinal, com essa tecnologia é possível viabilizar o funcionamento do SaaS para gestão empresarial. Para saber mais sobre o assunto, continue lendo este artigo e confira as informações dos tópicos a seguir.

• O que é e como funciona o SaaS?
• Quais as vantagens do SaaS para gestão empresarial?
• O que são Softwares ERP SaaS?
• Qual a importância das soluções em nuvem?
• Qual o benefício do SaaS para empresas?
• Como é o processo de implantação em SaaS?

O que é e como funciona o SaaS?

SaaS é a sigla de Software as a Service, que pode ser traduzida para software como serviço. Por mais que o nome possa não parecer claro a todas as pessoas, muitas delas já o utilizam no seu dia a dia. É o caso de serviços como Netflix, YouTube Red, VIVO Play e tantos outros que disponibilizam um serviço de maneira online, sem que um software tenha que ser instalado no computador, pois funciona na nuvem.

Assim, basta acessar essa plataforma virtual e ter acesso ao que é oferecido. Como foi dito, atualmente a tecnologia em nuvem favorecida pela conexão de banda larga e outras que permitem acesso permanente com a internet é uma realidade para o ramo empresarial.

Isso se dá através da oferta de uma série de serviços para gerir o seu negócio. Dessa forma, os softwares empresariais ficam hospedados em um local fora da empresa. E, mesmo assim, permitem acesso a todas as suas funcionalidades, parecendo que estão instalados no seu computador.

Quais as vantagens do SaaS para gestão empresarial?

Para empresários que sabem a importância de investir nas ferramentas tecnológicas para ganhar em eficiência, são muitas as vantagens do SaaS para gestão empresarial. Entre elas, é possível elencar as seguintes:

• rápida implantação do SaaS, pois usa modelos padronizados e pré-configurados;
• equipe da empresa é treinada para utilizar o software;
• não é preciso ter uma equipe interna para contratar e manter o serviço;
• SaaS se adéqua a diferentes orçamentos, com preços que variam conforme o seu uso;
• escalabilidade – capacidade de processar grande quantidade de trabalho de maneira uniforme, podendo ainda expandir sob demanda;
• risco reduzido, pois é o fornecedor quem arca com desvios de prazo ou orçamento;
• retorno imediato, sendo que em pouco tempo se paga por conta das vantagens que oferece e reflete diretamente na conversão de vendas e lucro;
• não é preciso contar com uma equipe de TI em sua empresa.

O que são Softwares ERP SaaS?

Uma solução bastante completa de SaaS para gestão empresarial que pode ilustrar muito bem esse modelo de operação é o sistema ERP online, da empresa GestãoClick. Além de todas as vantagens de um Software as a Service, também consegue reunir em um único local toda a administração do negócio.

Para tanto, ele oferece diferentes funcionalidades. Controle de estoque, controle financeiro, emissão de boleto bancário, emissão e gestão de nota fiscal eletrônica, gestão de vendas e orçamento são algumas das ferramentas mais usadas.

Com isso, é possível contar com muito mais eficiência para a rotina de um escritório, como a conexão entre os setores, evitando o retrabalho e a repetição de tarefas que precisam ser feitas apenas uma única vez, e a inclusão de informações no sistema, entre elas, dados de clientes e lista de produtos.

Depois, para qualquer operação, basta utilizá-las. Além de informatizar os dados da sua empresa, o software ERP automatiza procedimentos para que se tornem mais rápidos. Tudo isso é feito online, permitindo ainda o acesso remoto com total segurança.

Qual a importância das soluções em nuvem?

As funcionalidades de um software ERP apenas são possíveis graças à tecnologia em nuvem. Afinal, com as informações armazenadas em servidores fora da empresa, consegue-se oferecer mais segurança a eles. Além disso, a empresa não precisa investir nos mais robustos computadores para guardar todas as informações vitais de seu negócio.

Isso porque tudo está salvo na nuvem, podendo ser acessado de qualquer lugar e a qualquer momento, mesmo durante as viagens de negócio. Com essa praticidade, fica mais fácil tomar decisões mesmo à distância e fazer as melhores escolhas para o seu empreendimento em qualquer ocasião.

Qual o benefício do SaaS para empresas?

Como vimos, as empresas que adotam sistemas baseados em SaaS possuem muitas vantagens. Agora, chegou o momento de aprofundar mais nosso entendimento sobre quais são os reais benefícios que uma empresa terá ao adotar esse tipo de software em suas operações diárias e na condução do negócio como um todo. Confira os itens a seguir e surpreenda-se.

Facilidade de upgrade e menor gasto com manutenção

A empresa contratante da solução SaaS não tem a necessidade de desenvolver um setor de TI para garantir o correto funcionamento dos sistemas que utiliza em suas operações. A responsabilidade por monitorar, testar e aprimorar o software fica a cargo dos fornecedores, que ficam responsáveis também pela segurança da informação e estabilidade do sistema.

Essa vantagem representa economia de recursos para a contratante, que não precisa investir grandes quantias na compra de um novo software para atualizar as suas ferramentas. Para manter o programa em perfeito estado de funcionamento e segurança, basta proceder com as atualizações (upgrade) enviadas periodicamente pelo fornecedor.

Integração flexível e adaptativa

Sistemas SaaS não requerem grandes requisitos para implementação e também já são construídos de maneira a serem os mais adaptáveis possíveis à realidade das empresas. É comum encontrar sistemas ERP que são modulares, ou seja, são flexíveis e adaptáveis à realidade de cada empresa.

Sendo assim, a organização pode contratar módulos ligados apenas a funções fundamentais como controle de estoque e contabilidade, e em seguida adicionar mais módulos conforme a sua necessidade e porte. Essa flexibilidade facilita o processo de integração, pois os sistemas já são configurados segundo as especificidades de cada negócio.

Menos hardware e mais eficiência

Por se tratar de serviços prestados por contratação e também por não haver a necessidade de instalação local dos programas, os custos para implantação são bastante reduzidos. Não é preciso máquinas para hospedar o software, muito menos servidores e cabeamentos.

Além da implementação, os custos de manutenção também são eliminados, uma vez que o gasto com capital humano necessário para realizar melhorias no software relacionadas à segurança (como a correção de bugs no código fonte) fica a cargo da empresa fornecedora, da mesma maneira que os gastos oriundos da instalação física de suporte ao software, como a refrigeração de servidores dedicados e a adequação aos protocolos de segurança.

Como é processo de implantação em SaaS?

No processo de implantação de sistemas SaaS não é necessário contar com infraestruturas robustas de TI. Os custos para implantação são muito mais acessíveis, pois os softwares sob serviço não demandam necessariamente o investimento em mais equipamentos de hardware.

Porém, apesar de ser mais acessível, a implementação desses sistemas envolve etapas importantes que precisam ser bem executadas. Confira a seguir mais informações sobre esses passos:

Etapa 1 - Recepção

A etapa da recepção se assemelha a uma primeira consulta que um paciente tem com o seu médico, onde são avaliadas qual a dor e o histórico do paciente, visando oferecer o melhor diagnóstico e forma de tratamento.

Da mesma maneira os fornecedores procuram nessa etapa discernir quais as principais necessidades da empresa, construindo um diagnóstico ou uma visão geral sobre ela com o intuito de alinhar as especulações quanto às soluções que podem oferecer com os seus serviços.

Somente após ser concluída essa avaliação inicial é que será possível prosseguir para as demais etapas do processo de implementação.

Etapa 2 - Parametrização

O processo de configuração representa a etapa de ajustes do sistema com as demandas levantadas pelo cliente. Trata-se de um modo de parametrização, que é realizado de forma remota dispensando a necessidade de visitas constantes do fornecedor à empresa contratante. Esse atendimento à distância só é possível graças a hospedagem em nuvem, que confere mais agilidade às atividades de suporte.

Etapa 3 - Automação e Validação

Depois da configuração segundo os parâmetros levantados, é chegado o momento de iniciar a etapa de automação e validação. É nessa etapa que a solução adotada passará a executar diversas atividades de maneira autônoma, eliminando antigos processos e facilitando o fluxo de trabalho dos colaboradores, como gestão de contratos, propostas, vendas e muitas outras.

Etapa 4 - Treinamento

É uma das fases cruciais de todo o processo de migração para sistemas SaaS, pois é nela que o público-alvo que lidará diretamente com as ferramentas ganhará capacidade para tal. É por meio dos treinamentos que será possível materializar o ganho em eficiência e produtividade almejada com a implantação do programa.

Assim, os colaboradores estarão prontos a exercer as suas funções com cursos, treinamentos, tutoriais em vídeo, estudo de documentos e outros que muitas vezes são ofertados pelos próprios fornecedores do sistema.

Enfim, são inúmeros os meios disponíveis. O mais importante, porém, é garantir a preparação e adaptação dos envolvidos à nova cultura organizacional que chega junto com a adoção de novas tecnologias.

Etapa 5 - Monitoramento dos resultados

Após a implementação é preciso manter um monitoramento periódico dos resultados obtidos, analisando pontos de melhoria e adotando ações de prevenção. No início, é perfeitamente comum encontrar algum tipo de resistência ou dificuldade com o novo sistema, pois os colaboradores possuem tempo de resposta e níveis de resiliência variados.

Sendo assim, é importante manter essa rotina de avaliação a fim de auferir do programa o máximo do seu potencial, e conseguir identificar oportunidades de melhorias capazes de refinar ainda mais processos internos e os resultados da empresa como um todo.

Até aqui podemos observar que a implantação em SaaS é um processo relativamente simples, mas que exige paciência, diligência, estudo e planejamento. É muito comum que softwares sejam acusados por falhas ou erros que, na verdade, possuem a sua origem em algum descuido nas etapas do processo de implementação.

Por isso é preciso que você, como gestor ou responsável pela área de TI, esteja atento a todos os requisitos e pormenores de cada etapa e também se mantenha comprometido com o sucesso da migração para sistemas SaaS em sua empresa.

Parcerias como a da EVEO com a GestãoClick levam ao contratante final um resultado completo em termos de eficiência, desempenho e disponibilidade, podendo o exemplo se estender a qualquer tipo de software que dependa da nuvem. Caso tenha se identificado por possuir uma operação SaaS que precisa de um parceiro sólido em nuvem, conte com a EVEO.

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