Como utilizar o método OKR para melhorar os resultados de TI?

Muitas empresas se consideram ágeis e eficientes, mas na realidade não é bem isso que acontece. A maioria se baseia em um sistema legado, não mudando os processos por décadas, o que pode gerar rápida defasagem e perda do poder competitivo. Como superar esse problema? Já ouviu falar no sistema OKR em TI?

Um processo mais flexível e rápido na definição de metas e objetivos para o setor de TI pode ser a solução perfeita. O método OKR promete mudar a forma como isso é feito, já que ajuda os gestores a manterem o foco nos resultados.

Gostou da ideia? Descubra, a partir de agora, o que é o método OKR, como ele funciona, quais são suas vantagens e como aplicá-lo do modo certo no setor de TI! Boa leitura!

O que é o sistema OKR?

A sigla OKR é formada pela junção das letras iniciais das palavras inglesas “Objective and Key Results”. Em tradução livre, podemos dizer que significa “Objetivos e Resultados-Chave”. Essa metodologia de gestão surgiu no fim da década de 1990, mais precisamente em 1999, quando o Google a implementou.

Devido ao sucesso, logo a estratégia se difundiu, sendo incorporada aos negócios de grandes empresas como Airbnb, Spotify e Resultados Digitais — esta última no Brasil. O método OKR permite que as empresas melhorem seus resultados, formando

equipes autônomas e com maior foco em valor em vez de “features” (grupos de profissionais sem foco).

Como funciona o sistema OKR?

Muitas organizações utilizam um processo top-down (de cima para baixo), fragmentando os objetivos do maior para o menor. O problema é que esse tipo de abordagem influencia na criação de metas estáticas, ou seja, entra em conflito direto com os métodos ágeis, impedindo a formação de times mais objetivos no setor de TI.

A maioria das empresas ainda usa tecnologias lançadas no meio do século XX e adota modelos de gestão estruturados no século XIX, época em que o objetivo era criar um método de repetição que fosse eficiente e contínuo.

Basicamente, existem 3 modelos de gestão. É primordial identificar aquele que é utilizado ou aquele que será colocado em prática para melhorar os processos e alavancar os resultados da empresa.

1. O setor deve entregar sempre o mesmo resultado

Esse é o tipo mais crítico de gestão, pois é baseado na repetição e na previsibilidade. Nele, os profissionais não sabem lidar bem com imprevistos e qualquer mudança é malvista pelos gestores. Em um cenário de mudanças constantes, a não flexibilidade para as variáveis torna a empresa uma “fábrica de features”.

2. O setor deve descobrir e testar coisas novas

Esse modelo de gestão é mais focado em mudanças, pois depende da descoberta e da implementação das melhores práticas do mercado. Dessa maneira, devido à busca constante por melhorias dos processos, cria-se um ciclo de erros e acertos que levam a empresa à inovação.

3. O setor foca em exploração e pesquisa

Nesse modelo de gestão os profissionais adotam o método de criação de cenários hipotéticos baseados em resultados de pesquisas que apontam tendências. Como são apenas hipóteses sugeridas, muitos nem se tornam, de fato, reais. No entanto, caso aconteçam, as empresas estarão preparadas para lidar com eles da melhor forma possível.

A experimentação leva à inovação, mas depende da variabilidade, o que torna os últimos 2 modelos de gestão mais aceitáveis. Então, como você só pode gerenciar aquilo que mede, o método OKR será uma ferramenta aliada do modelo de gestão escolhido, pois ela é estruturada em 2 funções básicas: a definição de objetivos mais claros e o alcance de resultados mais expressivos.

Como é feita a execução e acompanhamento dos OKRs?

Também considerada uma das partes mais importantes para manter a eficiência dos OKRs, a execução tem de ser feita da melhor forma possível. Todo o processo de planejamento vai falhar caso a execução não tenha sua devida atenção. Acompanhar as metas é a melhor forma de saber se a execução está indo de acordo com os planos para que, caso não esteja, sejam feitas as devidas ações para reverter este cenário.

Para garantir a efetividade dos OKRs, uma das formas mais comuns e eficientes é o estabelecimento de algumas metas. O acompanhamento do progresso do método em relação às metas estabelecidas garante que elas sejam alcançadas, dando o melhor resultado possível de acordo com tudo o que estava no planejamento.

Quais são as diferenças entre OKRs e as metas tradicionais?

Os OKRs nada mais são do que metas, uma adaptação dos métodos tradicionais para a realidade atual das empresas. Assim, podemos pontuar algumas das principais diferenças entre os OKRs e as metodologias tradicionais, sendo elas:

• tempo — período de tempo é bem mais curto, uma média de 1 a 6 meses, fazendo com que os resultados sejam mais perceptíveis e permitindo também a correção de erros de forma mais rápida;
• clareza e transparência — por serem públicas e deixarem bem claro aos funcionários quais são os objetivos da empresa, trazem grandes benefícios para o engajamento e motivação do time;
• organização — os reportes de resultados-chave são semanais, fazendo com que se torne mais fácil alcançar as metas estabelecidas.
• resultados — priorizam os resultados e não o esforço do processo, como é feito nas metas tradicionais.

Por mais que existam todas essas diferenças que também podem ser consideradas como vantagens, o ORK, assim como qualquer outro processo, não gera resultado sem o engajamento de todos que trabalham ali.

Quais são as vantagens de utilizar o método OKR em TI?

Quando métodos ágeis são aplicados em TI de organizações mais tradicionais, muitas vezes o resultado é a criação de metas Waterfall (efeito cascata). Ou seja, implementam agilidade somente nas camadas mais baixas, substituindo métodos como PMI por Kanban, Scrum ou outros. Dessa forma, o esforço é aplicado somente na parte operacional, como se só ela precisasse mudar.

O método OKR ajuda a corrigir isso, agregando agilidade em todos os níveis do setor, o que pode influenciar na construção de um novo legado para a empresa.

O OKR também é favorável à aplicação de métricas mais curtas, permitindo adaptações e mudanças dentro de um ciclo produtivo. Isso é importante para corrigir desvios, manter as equipes focadas no objetivo principal e, consequentemente, obter novos conhecimentos.

Considerando o crescimento das organizações, suas infraestruturas de TI tornam-se cada vez mais complexas e definir objetivos alinhados com toda a empresa pode ser um grande desafio. Com o método OKR isso fica mais fácil, pois o processo de definição de metas ganha simplicidade e integração, substituindo meses de estudos por apenas alguns dias.

E não é só isso. O sistema OKR tem como objetivo definir metas mais claras e especificar como elas serão alcançadas e mensuradas. Dessa maneira, ninguém perde tempo com trabalhos paralelos, focando somente nas atividades principais. Com metas e tarefas bem-definidas, as equipes entendem melhor o que devem fazer.

Resumindo, as principais vantagens de utilizar o método OKR em TI são:

• aumenta a clareza sobre os objetivos e como alcançá-los;
• estimula a colaboração e o trabalho em equipe (DevOps);
• melhora o foco naquilo que realmente importa;
• gera resultados rápidos e incríveis.

Como aplicar o método OKR em TI?

O primeiro passo que você deve dar é elaborar um planejamento estratégico para o setor, definindo os recursos disponíveis e os objetivos pretendidos. O ideal é que os objetivos sejam divididos por equipes e por períodos mais curtos.

Por exemplo: digamos que o objetivo da sua empresa seja melhorar e potencializar os processos de teste de aplicações em um mês. Sendo assim, teremos 4 resultados-chave a serem alcançados. São eles:

• KR1 — aumentar o número de bugs encontrados para 90%, caso o percentual atual esteja na casa dos 70%;
• KR2 — aplicar 25% mais sessões de teste com usuários-alvo por semana;
• KR3 — reduzir o tempo de teste em 50% em relação ao utilizado atualmente;
• KR4 — utilizar sistemas de automação para alcançar esses resultados.

Contudo, com base na transparência gerada pelo método, todos ganham acesso aos OKRs, facilitando o acompanhamento e o desenvolvimento das equipes e de cada profissional individualmente.

Aplicar o método OKR em TI motiva os gestores e colaboradores a assumirem a responsabilidade por seus resultados, o que gera equipes mais engajadas, autônomas e com maior foco nos objetivos do setor e da empresa como um todo.

Por que migrar para a nuvem?

São várias as vantagens de migrar para a nuvem. Entre elas, podemos citar:

• reduzir consideravelmente todo o tempo destinado ao serviço de configuração e alocação dos recursos computacionais com interação dos componentes do datacenter, juntamente com a automação de rotinas operacionais e a automação das rotinas operacionais;
• pagar somente o que se utiliza;
• abandonar o relacionamento com vários fornecedores de hardware, nobreaks, operadoras de Telecom e de serviços de TI para passar a se relacionar com um único sistema.

Como migrar para a nuvem?

A migração para a nuvem não precisa, necessariamente, ser feita de uma hora para outra. Quando já foi tomada a decisão de realmente fazer a migração, deve-se analisar quais são as aplicações que realmente necessitam e podem ser transferidas para a nuvem.

Devido a isso, analise com muito cuidado quais são as aplicações que funcionariam melhor na nuvem e quais funcionariam melhor em um servidor local. O que realmente importa é que sua empresa sempre obtenha os melhores resultados.

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