O uso das ferramentas de TI em tempos de home office

O home office, apesar de não ser uma novidade, trouxe no último ano uma nova perspectiva de trabalho e escancarou ainda mais a inquestionável necessidade do uso das ferramentas de TI. Isso mesmo: é uma necessidade.

Porém, saber fazer bom uso desses recursos no home office é uma discussão que precisa ser feita, porque não é papel unicamente dos colaboradores, mas também do gestor da área. E, além disso, a estrutura tecnológica oferecida deve ser o suficiente para que o trabalho remoto não seja prejudicado.

Embora pareça oneroso investir em novos programas e sistemas para o teletrabalho, a realidade é que sem esse apoio todo o andamento das funções da empresa pode sofrer com lentidão e atrasos – o que, no fim, podem custar ainda mais caro.

Organizações bem estruturadas sabem da importância das ferramentas de TI no home office e, ao mesmo tempo em que se apoiam nessa realidade, atuam em conjunto com os colaboradores, organizando e aprimorando esse aporte, bem como reforçando a segurança digital.

Diante desse cenário, entenda como se faz o uso das ferramentas de TI durante o trabalho remoto e as principais considerações a serem feitas ao adotar essa metodologia.

A opção das empresas pelo home office

Um estudo feito pela Fundação Instituto de Administração (FIA) informou que ao menos 46% das empresas brasileiras adotaram o método home office desde o início da pandemia de Covid-19. Ou seja, quase metade das organizações atuantes no Brasil optou por deixar seus colaboradores em teletrabalho.

Por conta dessa escolha, a maioria dessas empresas se viu diante de uma urgente necessidade de transformação digital, afinal, a estrutura tecnológica estava somente preparada para atender o ambiente corporativo direto.

O que se viu, foi uma correria para conseguir adaptar esse ambiente dentro das casas dos funcionários.

Do outro lado, corporações que sempre estão evoluindo tecnologicamente, buscando novas soluções e recursos, conseguiram essa adequação mais facilmente.

De qualquer maneira, após essas alterações repentinas e a inevitável premência, foi possível observar que o home office é um modelo bastante viável quando conta com um aporte de TI satisfatório. Há empresas, ainda, que já pensam em adotar o teletrabalho como método definitivo ou, no mínimo, apostar no modelo híbrido (que divide o trabalho presencial com o remoto).

Isso significa que o home office ainda pode perdurar durante um bom tempo e alguns colaboradores talvez nem voltem aos seus escritórios.

E diante dessa possibilidade, a oferta de ferramentas de TI pela empresa aos seus funcionários se faz ainda mais necessária. É uma realidade que deve ser pensada e planejada.

O que o gestor de TI deve considerar ao se adotar esse esquema de trabalho

O papel do gestor de TI no home office é de fundamental importância, porque é justamente sobre ele que recai toda a responsabilidade do funcionamento correto das ferramentas. Para isso, ele precisa estimular um bom trabalho em equipe com os colaboradores do departamento que, a partir de agora, terão de atender solicitações à distância - o que pode ser um tanto quanto complicado já que os demais funcionários não possuem conhecimento específico.

Portanto, o gestor de TI deve fornecer, além de suprimentos e equipamentos, segurança e estrutura, e ainda favorecer a produtividade, sempre mantendo a qualidade do serviço.

As ferramentas de TI comumente utilizadas no dia a dia na empresa já são de conhecimento dos colaboradores; mas e as novas ferramentas que terão de ser incluídas para uso exclusivo no home office? Daí a necessidade do gestor de TI saber dialogar tanto com sua equipe como os demais funcionários, a fim de evitar atrasos (e possíveis conflitos).

Portanto, quanto ao uso das ferramentas de TI, o gestor da área deve considerar:

• O fornecimento de atendimento rápido e eficaz para suprir as demandas (tanto dúvidas como solicitações) das equipes de trabalho;
• A capacitação, desenvolvimento e supervisão da equipe de TI;
• O acompanhamento das demandas de suporte técnico;
• A disponibilidade para mediar conflitos;
• A atenção à conexão de todos os funcionários em home office;
• A oferta de estrutura adequada aos colaboradores;
• O reforço da cultura da cultura de segurança aplicada pela empresa a todos os colaboradores, inclusive à equipe de TI.

São medidas simples – e básicas – para que todo o trabalho do setor e o uso das ferramentas de TI sejam satisfatórios, com o mínimo de problemas possível.

É possível perceber que o gestor de TI não deve se preocupar apenas em criar um ambiente tecnológico para os funcionários trabalharem, mas também saber dialogar e estar sempre preparado, junto de sua equipe, para atender as demandas diárias que, com certeza, serão maiores por conta da falta de suporte presencial.

As ferramentas de TI fora do ambiente corporativo

Não basta apenas um computador e conexão à internet. Fornecer uma boa estrutura tecnológica para os funcionários em home office vai muito além do básico, porque precisa manter a qualidade dos serviços e dos resultados.

E junto com o computador e a conexão à internet, existe uma série de equipamentos e ferramentas imprescindíveis para que o trabalho não pare, desde câmeras e fones de ouvido até softwares e acessos.

Uma das principais ferramentas é o Cloud Server ou Cloud Computing – a famosa nuvem. Esse recurso é primordial porque habilita o acesso dos colaboradores à rede de dados da empresa, de qualquer aparelho, sem necessidade de sair de casa.

Empresas que já trabalham com essa ferramenta, saíram na frente quando o home office se tornou necessário. Já as organizações que ainda não continham dados na nuvem, tiveram que correr para conseguir adequar tudo aos seus funcionários.

E em decorrência do uso da nuvem, a conexão remota também se tornou mais que fundamental: precisou ser fortalecida para suportar os acessos e não sobrecarregar todo o sistema. Congestionamento de acessos atrasa (e muito) o andamento do trabalho como um todo, causando conflitos e atrasos.

Por isso, o data center da empresa necessita ser reforçado – é um investimento que auxilia no home office e que seguirá sendo essencial no retorno ao escritório.

Partindo do data center, outra ferramenta que consegue auxiliar o home office, garantindo segurança e acesso adequado, é o VPN, que pode ser:

• Site to Site, que conecta dois pontos de maneira criptografada;
• Link Lan to Lan, conecta a rede local da empresa com outras redes, independentemente da localização;
• Client to Site, conecta vários usuários a um ponto específico, geralmente o data center da empresa.

Vale ressaltar, ainda no caso do data center, que há o data center virtual. A EVEO oferece essa facilidade com o Openstack, que permite a iniciação de redes privadas, incluindo roteadores e gerenciamentos, tudo de forma automatizada. Uma excelente alternativa para o trabalho home office.

Além disso, é viável investir em uma ferramenta para daily scrum, para facilitar a comunicação e gerenciar reuniões diárias a fim de estreitar os objetivos de equipe, alinhando processos e agilizando o trabalho.

Outra alternativa que muitas organizações aderiram é o data analytics (ou análise de dados). Esse sistema permite que dados referentes à produção dos colaboradores sejam coletados e, posteriormente, analisados.

A partir dessa análise, é possível mapear a produtividade das equipes e dos funcionários e, então, perceber se há falhas na estrutura tecnológica oferecida pela empresa ou ainda se há dificuldade com alguma ferramenta durante o home office. Caso isso seja um problema, o gestor de TI pode refazer o planejamento dos recursos e aprimorar, cada vez mais, toda essa infraestrutura.

A empresa, pelas decisões da equipe de TI, deve optar pelas ferramentas que mais se adequam à sua realidade, sempre pensando no bem estar do funcionário e na produtividade durante o home office.

Como fazer um bom uso das ferramentas de TI no home office

O bom uso das ferramentas de TI passa pelo bom senso do colaborador, mas também pela supervisão do gestor da área e do suporte técnico.

De qualquer forma, a maior preocupação é com a segurança dos dados e com a proteção contra possíveis ataques, já que o acesso remoto torna essa segurança um pouco mais vulnerável, principalmente quando o funcionário utiliza seu próprio computador ou notebook para trabalhar.

Mas, além disso, o bom uso das ferramentas de TI no teletrabalho também está relacionado em compreender como tais recursos auxiliam a produção dos colaboradores em home office

Saber fazer um bom uso das ferramentas de TI disponíveis no home office é sinônimo de utilizar esses recursos para manter o mesmo desempenho do escritório, entregar resultados satisfatórios e, claro, ser produtivo.

É para isso que a estrutura de TI se faz necessária, oferecer um ambiente adequado ao colaborador que o supra em suas necessidades, sem correr o risco de interromper o teletrabalho por falta de recurso.

Lembrando mais uma vez que os colaboradores que não são da área de TI podem até ter conhecimentos básicos sobre as ferramentas, mas, mesmo assim, sempre terão dúvidas e erros podem acontecer. Por isso, o suporte técnico deve estar sempre disponível remotamente, para poder atender essas demandas rapidamente.

Como a falta de estrutura tecnológica afeta o colaborador em home office

Como já salientamos, o uso das ferramentas de TI no home office é o que permite que o teletrabalho ocorra sem prejuízos à empresa, desde que toda a estrutura seja oferecida.

É então que surge o gestor de TI, o responsável por pensar e realizar todo esse planejamento estrutural fora da organização, de modo que todo funcionário tenha acesso aos recursos que necessita para seu trabalho.

Por outro lado, a falta dessa estrutura pode acarretar em diversos problemas não apenas para o colaborador, mas para toda a empresa em si.

Não dispor de ferramentas de TI inerentes ao trabalho pode gerar atraso nas entregas, prejuízo de metas, alterações em cronogramas, conflitos internos e externos, perda de produtividade.

Mas além de oferecer essa estrutura, cabe ao gestor de TI em conjunto com os outros líderes, sempre manter um contato próximo com os colaboradores, auxiliando nos problemas e mantendo-os atualizados sobre possíveis mudanças e alterações nos métodos de trabalho.

Essa disponibilidade faz toda a diferença; caso contrário, pode ocorrer falhas graves de comunicação entre equipes e entre setores, acarretando em todos os problemas citados anteriormente.

Limites de acesso as ferramentas de TI

Não é porque os funcionários estão trabalhando em casa que todos os acessos devem ser liberados. As permissões devem permanecer iguais, assim como o trabalho na empresa.

Sair liberando acesso para todo mundo pode abrir brechas enormes que vão favorecer invasões e ataques à rede e, consequentemente, aos dados e informações da organização. Por isso, as restrições devem sim acontecer.

Se não for possível fornecer equipamento físico para cada funcionário e, assim, ele ter de usar seu próprio computador ou notebook, é imprescindível que a equipe de TI analise as máquinas para ver se há ferramentas de combate e prevenção contra malwares.

Se não houver, o próprio TI pode instalar o aplicativo mais adequado (desde que com a permissão do usuário), e de acordo com a política de segurança de informação da empresa. Ou ainda, orientar esse funcionário para instalação.

Mas ainda há um item que quase sempre é esquecido: o smartphone. Empresas que atuam com cloud, principalmente, podem sofrer ataques por conta de falhas na segurança desses dispositivos móveis, justamente porque não possui recursos de prevenção e combate. Portanto, os celulares também precisam receber essa camada extra de segurança, assim como os computadores.

Feito isso, cada funcionário deve receber acesso conforme a orientação do gerente de TI, seguindo exatamente as regras do trabalho presencial.

E quando falamos de acesso, estamos falando de permissões, senhas, licenças e quaisquer outros recursos que permitam que o colaborador adentre os dados da organização.

Mais uma vez é preciso reforçar o uso de VPN – não é obrigatório, mas é uma ferramenta e tanto para garantir conexão e acesso seguros.

Limitar o acesso dos colaboradores é necessário não apenas para evitar vazamento de informações e ataques cibernéticos, mas também é uma forma de controlar como e quando os dados estão sendo vistos e utilizados, aumentando ainda mais a segurança da empresa durante o home office.

Se a sua empresa busca facilidades tecnológicas (para o home office ou não), entre em contato agora mesmo com um consultor e tire suas dúvidas.