Exige-se continuamente que gestores da área de tecnologia da informação explorem novas oportunidades para redução de custos em TI e otimização dos recursos voltados para infraestrutura e força de trabalho no setor. O simples corte de despesas não é suficiente; é necessário prezar pela qualidade e exigir que se faça mais com menos.
Trabalhar na diminuição de despesas com operações em TI abrange atividades específicas, que podem alavancar a redução por meio do desenvolvimento voltado para o aperfeiçoamento de processos e na qualidade do serviço prestado a outras áreas da empresa.
Atualmente, a área de TI possui a ambição de aumentar a quantidade de serviços disponibilizados, e ter uma gestão mais objetiva pode estabelecer uma estratégia mais sólida na busca por redução de custos, aumentando a competitividade nos negócios.
Com o desafio de crescer sem desperdiçar recursos, é preciso explorar plenamente a tecnologia da informação de toda a empresa e analisar quais são as possibilidades de reduzir os custos de TI com oportunidades para melhorar o valor dos negócios. Uma boa opção é utilizar as tecnologias disponíveis a favor da corporação.
As operações de TI atuam nos bastidores da companhia, garantindo que a infraestrutura fique disponível e os usuários satisfeitos, sempre visando agregar valor ao negócio da empresa de forma otimizada e sem desperdiçar recursos.
É apenas por meio da colaboração entre pessoas, automatização de processos e implantação de novas tecnologias que os líderes de infraestrutura e operações de TI podem alcançar a excelência operacional da empresa, de forma a criar serviços inovadores para o negócio.
O empreendimento que conseguir aliar a implantação de soluções eficientes com a redução de despesas operacionais, certamente, vai crescer e ocupar um lugar de destaque no mercado. Nesse sentido, várias estratégias podem ser implementadas.
O primeiro passo para iniciar um projeto de redução de custos é realizar uma auditoria em todos os softwares da empresa, com o objetivo de identificar o rendimento gerado por cada um e eliminar os que são pouco utilizados.
As licenças de softwares em sua maioria são caras e, se forem pouco utilizadas, podem ser eliminadas. Nesse caso, os recursos envolvidos devem ser destinados para outra aplicação. Estima-se que é possível economizar 25% de custos com licenças, se elas forem eliminadas por pouco uso, segundo pesquisas da Gartner.
Considera-se também buscar outras alternativas que agreguem benefícios e diminuição de gastos, como transferir a infraestrutura de uma base para um sistema hospedado em nuvem. Não há despesas nesse caso para a realização de tarefas, e ainda há o benefício de mobilidade para acesso em qualquer local.
É necessário avaliar, também, a infraestrutura de hardware e analisar os equipamentos utilizados por todos os funcionários quanto ao valor gasto de energia bem como a dificuldade de manutenção.
Investir em equipamentos novos pode gerar a impressão de aumento de despesa, porém o benefício a longo prazo deve realmente compensar e fazer a diferença no ano. Um exemplo é a realização de troca de vários servidores lentos por, no máximo, dois mais potentes. O gasto com energia, fornecedores e licenças diminuirá consideravelmente a longo prazo.
Avaliar a equipe de trabalho é tão essencial quanto avaliar as licenças. Os gastos com o time de trabalho representam quase metade do orçamento do setor de TI e podem ser diminuídos se forem organizadas as atividades prestadas.
Novas metodologias de trabalho, metas, projetos de desenvolvimento pessoal e treinamento devem fazer parte da gestão de TI.
Dar mais autonomia para os profissionais também auxilia o processo e diminui o tempo de atendimento nas demais áreas da empresa. Os colaboradores precisam estar preparados para tomar decisões com segurança e agilidade.
Com procedimentos desenhados e claros, alinhados a treinamentos, a equipe de TI é capaz de resolver problemas e demandas com mais eficiência e rapidez.
A comunicação é estritamente ligada à eficiência da área de TI. Para reduzir os custos com comunicações, o ideal é simplificar os meios e procurar por alternativas gratuitas.
Além de mensagens instantâneas para ambientes corporativos, há tecnologias de telefone gratuitas, como serviços de VoIP, que utilizam a internet para estabelecer contato entre os usuários sem nenhum custo.
Outra opção também muito utilizada na redução de despesas é a realização de videoconferências. Investir nesses sistemas diminui gastos com viagens e locomoção, evitando ainda perda de tempo entre as reuniões.
Reduzir o número de fornecedores de equipamentos e tecnologias aumenta o volume de compra, o que auxilia na negociação de melhores preços para produtos e serviços. As empresas possuem interesse em fidelizar clientes e podem oferecer descontos e benefícios para isso.
Empresas que possuem consumidores fiéis mostram mais comprometimento na prestação dos serviços e podem recompensar seus clientes com participação no lançamento ou testes de novos produtos e tecnologias.
A colaboração de outras áreas é um fator determinante para melhorar o serviço oferecido e auxiliar na redução de custos com TI.
É importante obter o máximo de feedbacks das outras áreas que usufruem dos equipamentos de TI bem como dos seus serviços. Com uma visão de fora, é possível encontrar soluções e ideias que antes não eram vistas por quem está envolvido diretamente na área.
Um bom alinhamento entre os setores, como a forma correta de solicitar uma demanda e o prazo de resposta, pode ajudar na execução das tarefas do dia a dia. Treinamentos sobre o uso dos sistemas oferecidos são essenciais para aumentar a capacidade de utilização dos softwares disponíveis.
Atividades operacionais com alto grau de repetição podem ser automatizadas e gerar uma economia de tempo e custo, além de maior qualidade com a eliminação de possíveis erros humanos.
Além do aumento de produtividade, com a automatização consegue-se obter mais facilmente informações sobre gargalos nos processos e, assim, facilitar o diagnóstico de falhas com maior precisão.
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