O sucesso na implantação de software está diretamente ligado à forma como é feito o processo onboarding.
Trata-se do acompanhamento ao cliente desde a contratação do serviço ou compra do software até a fase final de implementação e utilização do sistema.
Fazem parte desse processo algumas etapas, como definir os pontos-chave do projeto, entender as necessidades do cliente e compreender a configuração do ambiente.
Se alguma dessas fases não estiver de acordo, o resultado pode significar uma grande quantidade de retrabalho.
Outra consequência são os danos ao negócio, como a dificuldade em acessar informações relevantes para a tomada de decisões estratégicas na empresa.
A seguir, mostramos 6 passos essenciais que devem fazer parte de qualquer processo de implantação de sistema. Acompanhe a leitura!
A fase de planejamento é uma das etapas cruciais na implantação. Isso porque é nesse momento que são definidos pontos fundamentais do projeto.
O primeiro deles é a escolha do software, que deve estar de acordo com as necessidades da empresa.
Por isso, é preciso conhecer diversas alternativas no mercado antes de optar por uma solução específica.
Outros cuidados que devem ser tomados no planejamento são avaliar a necessidade de customizações posteriores e escolher alternativas que atendam a esse requisito.
O planejamento também deve contemplar o mapeamento e o diagnóstico da situação atual dos processos da empresa.
Esse mapeamento é importante para identificar quais funcionalidades são necessárias para atender às necessidades do negócio.
Deixar essa atividade de lado pode fazer com que a empresa invista em um sistema no qual faltem requisitos essenciais para o negócio.
Cabe ao planejamento alinhar as expectativas sobre a implantação. Para isso, é preciso definir quais são as prioridades.
Com base na classificação do que é mais importante, fica mais fácil planejar a maneira como cada atividade será feita.
Todo bom planejamento conta com um cronograma. Essa ferramenta é essencial tanto para acompanhar a evolução quanto para identificar problemas.
Um dos principais propósitos do cronograma é estipular prazos para as entregas, bem como elencar todas as atividades existentes no processo de implantação.
Basicamente, a ferramenta lista todas as atividades que serão executadas no projeto, com as respectivas datas de início e término.
Além disso, informa qual é o profissional responsável por cada atividade e qual é a evolução da tarefa.
É importante dizer que o cronograma é uma ferramenta de gestão que, para ser eficiente, deve ter como base uma EAP — Estrutura Analítica do Projeto.
A EAP é uma ferramenta utilizada para detalhar as atividades do projeto. Basicamente, funciona como uma subdivisão dos trabalhos que serão executados.
Sua função é garantir que todas as atividades do projeto sejam bem mapeadas e organizadas, de modo que seja possível controlar o tempo e o custo de cada uma.
Ao elaborar uma EAP, algumas características devem ser observadas para garantir mais eficiência no controle do projeto.
Para isso, faça a subdivisão das tarefas, de modo que seja possível compreender quais atividades fazem parte de um determinado escopo.
É importante determinar a relação entre as atividades. Assim, será possível identificar com maior precisão o prazo para elas.
A ferramenta também é útil para determinar quais tarefas são críticas e não podem sofrer nenhum tipo de atraso.
A criticidade também deve ser bem especificada na EAP, o que ajuda a determinar as prioridades.
Um fator determinante para o sucesso na implantação de qualquer sistema é fazer o treinamento dos usuários.
Muitas empresas negligenciam essa fase para reduzir custos no projeto, o que pode significar um risco, inclusive à sua eficiência.
Isso porque diversas funcionalidades podem não ser usadas por falta de conhecimento específico do usuário.
Outra razão para fazer o treinamento adequado é o ganho na produtividade da equipe.
Ao ter o conhecimento sobre as funcionalidades do sistema, os usuários ganham maior agilidade na execução das tarefas diárias.
Existem softwares em que o procedimento de implementação pode ser muito complexo para o negócio, como em um ERP — Enterprise Resource Planning.
O ERP é um software integrado, no qual todos os seus módulos interagem entre si. Entretanto, é possível fazer sua implantação modular.
Dessa forma, haverá mais tempo para que o negócio se acostume com o funcionamento do sistema, pois muitos processos podem sofrer grandes mudanças.
Outra vantagem de optar pela implantação modular é a possibilidade de identificar eventuais pontos em que seja preciso fazer alguma mudança.
Além disso, esse processo envolve a adaptação do usuário, o que pode demandar um certo tempo e comprometer o andamento do negócio.
Dessa maneira, a implantação modular torna mais leve esse processo, o que é essencial para reduzir o impacto das mudanças sobre os negócios.
Para garantir a eficiência de um sistema, é preciso que todas as suas funcionalidades sejam utilizadas.
Com a finalidade de evitar que processos importantes sejam deixados de lado, faça o monitoramento sobre a forma de utilização da ferramenta.
É importante que esse acompanhamento seja feito periodicamente, pois caso algum processo esteja em desacordo, é mais fácil recolocá-lo no lugar.
É muito comum que alguns usuários insistam em utilizar velhos métodos, como a utilização de planilhas ou outras formas de organização.
Para evitar essa prática, faça um levantamento para avaliar a quantidade de funcionalidades do sistema e a quantidade utilizada na prática.
Com base nesse resultado, será possível determinar se os usuários estão utilizando todo o potencial do software ou se será preciso tomar medidas corretivas.
Durante todo esse processo, a figura do gestor é essencial, pois ele é a pessoa certa para conduzir de maneira eficiente todas as fases de mudança.
Entre suas habilidades, está a capacidade de identificar e diminuir riscos que possam afetar o fluxo de trabalho.
Além disso, seu contato direto com a equipe contribui para melhorar a comunicação do time e guiar seus colaboradores.
Dessa forma, é capaz de garantir o sucesso nos processos de mudança, como é o caso da implantação de software.
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