Houve uma época em que as principais preocupações de um departamento de TI eram a taxa de resolução de tickets do helpdesk, o custo por ticket e a satisfação do usuário. Embora estes ainda sejam importantes, os departamentos de TI atuais enfrentam vários novos desafios, principalmente em tempos de transformação digital.
Além de poder atender com eficiência as necessidades dos usuários de maneira econômica e conduzir grandes implementações de tecnologia em toda a empresa, espera-se que os gerentes de TI melhorem os negócios e os tornem mais seguros e lucrativos.
Em outras palavras, eles estão sendo chamados para aprimorar as operações por meio de novos dispositivos e softwares, para melhorar a segurança com atualizações eficazes e novas técnicas de autenticação, além de fornecer uma vantagem competitiva por meio de novas funcionalidades.
Para que todas essas responsabilidades sejam atendidas, porém, é necessário que os processos corram de forma eficaz. Neste artigo apresentamos 6 erros mais comuns que um departamento de TI não deve cometer. Acompanhe!
Esta questão está diretamente ligada à gestão de pessoas. O que vemos mais e mais são as decisões sobre quem faz o que ser decidido com base em critérios que têm pouco ou nada a ver com a questão de quem seria o melhor em realizar uma determinada tarefa.
Assistentes técnicos com habilidades gerenciais frágeis são colocados no cargo de gerente, ou as pessoas tecnicamente mais fortes são colocadas nas equipes de projeto, deixando a equipe de operações implorando por talentos.
Coloque as pessoas certas nos lugares certos. Pense cuidadosamente sobre os pontos fortes e fracos dos membros de sua equipe. Use critérios racionais na atribuição de pessoas a diferentes funções.
Muitas interrupções operacionais acontecem quando as mudanças são implementadas sem testes, validação e revisão adequados. No nível do projeto, os processos usados para testes raramente são suficientemente abrangentes.
O processo usado para identificar casos de uso apropriados e cenários de teste não é suficiente para conduzir testes abrangentes reais e testes apropriados baseados em exceção. Normalmente, é todo teste positivo.
Certifique-se de ter tempo suficiente. Faça pequenos testes ao longo do caminho para garantir que o processo seja eficaz. Valide os resultados do processo. No caso de um backup, por exemplo, mostre que ele está realmente sendo monitorado e que ele realmente funciona. Mostre que você poderia realmente fazer uma restauração.
Escolha um pequeno conjunto de dados e restaure-o. Nos projetos, faça uma revisão pós-projeto. Avalie quantas alterações você teve que colocar no projeto porque você não tinha os requisitos definidos antecipadamente.
No mundo dos negócios de hoje, o gerenciamento do ambiente — o processamento geral — é uma das áreas mais críticas. Grande parte dos gestores de TI tende a concentrar em projetos porque eles normalmente trazem algo novo, e o gerenciamento operacional diário do ambiente é empurrado para o lado.
Muitas vezes, as pessoas mais capacitadas tecnicamente são designadas para trabalhar em projetos, e o lado operacional é deixado com uma equipe com pouca capacidade. Porém, do ponto de vista técnico, o lado operacional é a força vital do negócio. Quando as operações caem, elas de repente obtêm um alto e indesejado nível de visibilidade — porque as funções de negócios param.
Dê às questões operacionais a atenção que elas merecem. Seja proativo ao pensar nos riscos para o seu ambiente de processamento atual, na capacidade, na equipe ou na falta de processos sólidos. Encontre problemas antes que eles encontrem você e corrija-os.
Muitas vezes, os gestores de TI vivem o momento — e isso não é no bom sentido. Eles deixam as coisas apenas seguirem um rumo e só dão passos quando algo quebra. Seja mais proativo. Pratique mais gestão do departamento de TI e menos gerenciamento de crise. Essa é uma dessas coisas simples, mas não fácil, porque envolve mudança comportamental.
Considere colocar cinco minutos todos os dias ou 30 minutos por semana para realizar uma avaliação de risco informal para o seu projeto ou área de responsabilidade. Bloqueie o tempo no seu calendário ou coloque um lembrete no seu telefone para que você pense sobre ele enquanto dirige para casa, por exemplo. Tenha algo em sua rotina que faça com que você pense de forma proativa.
Existe uma correlação direta entre a experiência de seus parceiros de tecnologia e o sucesso de uma iniciativa de implantação. Ao procurar uma organização para confiar em sua empresa, não deixe de fazer as perguntas certas. Muitas vezes, as empresas de implantação de tecnologia enfatizam suas principais competências, mas faltam muitas outras habilidades.
Escolha um parceiro que não apenas saiba o que está fazendo, mas também o considere mais do que apenas um item de linha. Áreas como comunicação, responsabilização e capacidade de coordenar iniciativas em grande escala são frequentemente negligenciadas no processo de proposta.
A quantidade de dinheiro gasto nos sistemas e serviços de tecnologia da informação de uma organização é conhecida como orçamento de TI. Inclui remuneração para profissionais e despesas relacionadas à construção e manutenção de sistemas e serviços corporativos. Proprietários de negócios inteligentes abordam o suporte de TI e o orçamento de equipamentos planejando ambos.
A melhor maneira de evitar gastos excessivos com custos de suporte técnico de TI de emergência é incluir a manutenção preventiva de TI regular em seu orçamento e a criação de infraestrutura de TI adequada para o seu negócio. Inclua suporte de TI no custo de fazer negócios.
Esteja preparado para o tempo de inatividade ocasional durante a manutenção ou atualização da tecnologia. Tenha um relacionamento com uma empresa de soluções de TI que realmente entenda o quanto seus sistemas são importantes para o sucesso do seu negócio.
Como já vimos existem muitos erros possíveis de ocorrer em um departamento de Ti. Diante do exposto os gestores e responsáveis devem procurar agir com o intuito de eliminar ou reduzir o risco de cada um deles acontecer de fato.
Não obstante, do ponto de vista da relação da TI com os objetivos maiores a serem alcançados pelas empresas, existem muitos desafios que devem ser superados de maneira a possibilitar o sucesso das organizações. Vejamos alguns desses desafios a seguir.
O primeiro desafio dos gestores de TI diz respeito à segurança dos dados e das informações críticas, que são essenciais à operação.
A quantidade de ameaças relacionadas à segurança é muito grande no mundo corporativo e podem afetar a integridade dos servidores das empresas, dos dados de clientes, da guarda de informações estratégicas, relatórios e muitos outros com dano potencial nocivo as atividades e a imagem do negócio em seu mercado, gerando prejuízos de toda ordem.
Para não comprometer a empresa diante desses riscos é preciso investir em soluções avançadas de segurança. Além disso, o monitoramento deve ser constante, sendo realizado em tempo real.
Esse recurso deve ser adotado para identificar possíveis ameaças e conferir poder de ação para combatê-las, assegurando a manutenção das operações diárias, a estabilidade dos serviços e a garantia de privacidade.
O papel de um departamento de TI eficiente não se limita a dar suporte a problemas de ordem tecnológica. O setor de TI precisa compreender a importância do seu papel diante dos objetivos maiores da empresa, ou seja, da sua visão de mercado, missão como entidade, planejamento estratégico etc.
Assim sendo, é de responsabilidade das equipes de TI ter pleno conhecimento do mercado, dos clientes, fornecedores, concorrentes, dos processos de produção e da operação do negócio como um todo.
Para cumprir esse objetivo é preciso alinhar o departamento de TI com as estratégias globais da empresa, estipulando metas e objetivos a serem realizados. Essas metas também devem ser desdobradas em metas coletivas a serem alcançados pelas equipes e individuais.
Tal alinhamento permite um ganho em desempenho e uma motivação maior dos colaboradores, pois eles conseguem identificar mais facilmente o seu papel dentro desse quadro maior chamado empresa.
Cabe ao departamento de TI manter a organização a par de tudo o que há de mais avançado na indústria, a depender, é claro, das suas capacidades e limitações. Devido à grande concorrência e as novas tecnologias que surgem a todo momento é preciso que os gestores de TI sejam geradores de inovações e também porta vozes das novidades e possibilidades existentes no mercado e que porventura possam ser adotadas pelas empresa.
Esse comportamento de “sentinela da inovação” só é possível se houver um comprometimento e constante aprendizado sobre as oportunidades capazes de gerar maior produtividade e crescimento.
Além disso é preciso que os recursos dedicados a integração e a comunicação entre os diferentes departamentos e equipes de trabalho sejam sempre otimizados. Afinal, quanto mais integrada é uma organização, mais ágeis e eficientes são seus processos e, consequentemente, maior a percepção de valor do cliente.
Seja pelos canais de comunicação internos que facilitam a troca de informações sobre eventuais manutenções, problemas de acesso ou disseminação de comunicados, seja pelos canais externos de atendimento ao público por meio de “chatbots” e “inteligência artificial”.
Enfim, a tecnologia deve permear essas estruturas e oferecer o que há de melhor em serviços que agregam na experiência do cliente, a eficiência do trabalho dos colaboradores de TI e a tomada de decisões dos gestores.
Como podemos observar, é importante que o departamento de TI sempre esteja à frente das inovações tecnológicas mais recentes e trabalhe com profissionais, independentemente do custo inicial, para obter o conhecimento tecnológico necessário para manter a empresa competitiva em seu mercado de atuação.
Enfrentar os desafios de gestão de um departamento de TI é fundamental para a sobrevivência e o sucesso das entidades. Este artigo ajudou você a repensar a sua gestão de TI? Aproveite para conhecer mais cases de sucesso sobre a aplicação de tecnologia para aumento dos resultados das empresas!